امروز با مدیریت دانش پروژه

مدیریت دانش در پروژه‌ها آسان نیست. خود شما چند بار جملاتی مثل این شنیده‌اید که «اگر این را می‌دانستم، فلان کار را به آن شکل انجام نمی‌دادم»، «نمی‌دانستم که قالب خاصی برای این گزارش داریم»، «اگر می‌دانستم کلی در زمان‌ام صرفه‌جویی می‌شد» و…؟ هرکدام از افراد درگیر در پروژه دانش خاص خودشان را دارند. کار سخت، بیرون آوردن این دانش و به اشتراک گذاشتن آن با تمام اعضای تیم است. اما اگر بتوانید این کار را به خوبی انجام دهید، شاهد افزایش چشم‌گیر بهره‌وری و کارآیی افراد و پیش‌رفت پروژه خواهید بود. در ادامه به چند توصیه برای مدیریت بهتر دانش در پروژه‌ها اشاره خواهیم کرد.

📌 ایجاد یک منبع برای تمام اسناد
تمام دانش مکتوب را یک جا جمع کنید؛ طوری که قابلیت جست‌وجو میان آن‌ها نیز وجود داشته باشد. این‌که از چه ابزاری برای این کار استفاده کنید، بسته به سلیقه‌ی شخصی شما و سیاست‌های سازمان‌تان دارد. اما در هر صورت تمام اسناد را از روی لپ‌تاپ‌ها و تبلت‌های شخصی به یک نرم‌افزار اشتراکی یا یک شبکه‌ی اطلاعاتی منتقل کنید که همه‌ی افراد به آن دست‌رسی داشته باشند و بتوانند میان اسناد جست‌وجو کرده و هر چیزی که لازم دارند را پیدا کنند.

📌 برگزاری جلسه‌هایی برای درس‌آموخته‌ها
برگزاری جلساتی که در جریان آن‌ها افراد درگیر در پروژه بتوانند درمورد کارها صحبت کنند و تجربه‌هایشان را با دیگران به اشتراک بگذارند، فواید زیادی دارد. یکی از آن‌ها، کمک به مدیریت بهتر دانش است. خروجی این جلسات را به اسنادی جداگانه تبدیل کنید و در دسترس همه قرار دهید.

📌 تعلیم و کارآموزی
وقتی افرادی در تیم شما حضور دارند که در یک مورد خاص دانش بسیار گسترده‌ای دارند، می‌توانید کسانی که در همان زمینه نیاز به یادگیری بیش‌تر دارند را با آن‌ها هم‌کار کنید. به این شکل که وظایف و فعالیت‌های مشترکی برایشان تعریف کنید تا در جریان انجام کارها، دانش از فردی به فرد دیگر منتقل شود. با استفاده از این روش به مرور زمان تیمی خواهید داشتید که اعضای آن دارای دانشی همه‌جانبه در اجرای پروژه‌ها هستند. این‌که فرآیند تعلیم دیدن افراد ساختاری رسمی یا غیررسمی داشته باشد، به فضای کار و پروژه و روحیه‌ی اعضای تیم بستگی دارد.

📌 جلسات تیمی
جلسات عادی تیمی برای هماهنگی افراد در پروژه، فرصت بسیار خوبی برای به اشتراک گذاشتن دانش در اختیار شما قرار می‌دهند. کافی‌ست در پایان جلسه از حاضرین بخواهید که اگر حرف، نکته یا توصیه‌ی خاصی دارند، آن را بیان کنند. اعضای تیم از چنین فرصتی برای بیان نکاتی که به نظرشان جالب آمده یا پرسیدن سوالات مختلف استفاده خواهند کرد. و این یعنی انتقال دانش! این کار را به بخشی ثابت از جلسات تیمی پروژه‌تان تبدیل کنید.